ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સનો બ્લૉગોત્સવ - ઓગસ્ટ, ૨૦૧૬

ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સના બ્લૉગોત્સવનાં ઓગસ્ટ,૨૦૧૬ સંસ્કરણમાં આપનું હાર્દિક સ્વાગત છે.

આ વર્ષે આપણે ISO 9001ની ૨૦૧૫ની સંવર્ધિત આવૃતિને પરિણામે થયેલ અલગ અલગ ફેરફારોની દરેક મહિને વાત કરી રહ્યાં છીએ.

અત્યાર સુધી આપણે 

• ડીસેમ્બર ૨૦૧૫ માં ISO 9001:2008ની સંવર્ધિત આવૃતિ, ISO 9001:2015 માં કરાયેલા મુખ્ય ફેરફારો નો પરિચય 
•  જાન્યુઆરી, ૨૦૧૬માં 'ISO 9001:2015માં પ્રક્રિયા અભિગમ' 
• ફેબ્રુઆરી, ૨૦૧૬ માં 'ISO 9001:2015માં જોખમ આધારિત વિચારસરણી' 
• માર્ચ, ૨૦૧૬માં જોખમ આધારિત વિચારસરણીની સમજ માટે વ્યાપક દૃષ્ટિકોણનું ફલક, 
• એપ્રિલ ૨૦૧૬માં સંસ્થાના સંદર્ભ,
• મે, ૨૦૧૬માં સંબંધિત હિતધારકો,
• જુન, ૨૦૧૬માં નેતૃત્ત્વ અને પ્રતિબદ્ધતા, અને,
• જુલાઈ,૨૦૧૬માં સંચાલન તંત્રવ્યવસ્થાનાં અન્ય  સ્ટાન્ડર્ડ્સમાં વરિષ્ઠ સંચાલન મંડળની નેતૃત્ત્વ ભૂમિકા

વિષે વાત કરી ચૂક્યાં છીએ.

આ મહિનાના આપણા અંકમાં આપણે પરિવર્તન સંચાલન વિષે જાણકારી મેળવીશું.

પરિવર્તન સંચાલનના અનેક પરિમાણો વિષે બહુ બધું સાહિત્ય પ્રકાશિત થતું રહ્યું છે. ઈન્ટરનેટ પર તેમાંથી ઘણું સાહિત્ય ઉપલ્બધ પણ છે. આપણે તેમાંથી કેટલાંક પ્રતિનિધિ સાહિત્ય પર પહેલાં નજર કરીશું જેથી  ISO દ્વારા સૂચવાયેલ સંચાલન તંત્રનાં સ્ટન્ડર્ડ્સ માં 'ફેરફારો'ને લગતી (નવી) આવશ્યકતાઓ બાબતે વાત કરતાં પહેલાં પરિવર્તન સંચાલન વિષે કેટલીક બાબતો ફરી એક વાર આપણી નજર તળે આવી જાય.

પરિવર્તન સંચાલન પ્રક્રિયાના પાંચ મહત્ત્વના તબક્કા

ટોર્બૅન રીકની વેબસાઈટ Meliorate પરના તેમના બ્લૉગમાં change managementને લગતા તેમના લેખોનો એક અલગ જ વિભાગ છે, જેમાં તેમણે પરિવર્તન સંચાલનનાં વિવિધ પાસાંઓ પર પ્રકાશ પાડ્યો છે. આપણે એ બધી પૉસ્ટ્સમાં ચાર પૉસ્ટ્સ આપણા જના અંકમાટે પસંદ કરેલ છે:

Top 20+ awesome quotes on change management : એ પૈકી બેએક કથન:

• પરિવર્તનની ચાવી...ભયમાંથી બહાર નીકળવામાં છે – રૉસાન્નૅ કૅશ
• લોકો પરિવર્તનનો વિરોધ નથી કરતાં. તેમનો વાંધો તેમના પોતાનાં પરિવર્તિત થવા સામે હોય છે. - પીટર સૅન્જ

Top 12 reasons why people resist change.. અહીં પણ આપણે ત્રણેક મહત્ત્વનાં કારણો જ રજૂ કરેલ છે:

• પરિવર્તનનાં કારણો અંગે ગેરસમજ / પરિવર્તન માટેનાં કારણો સ્પષ્ટ ન હોય
• અજ્ઞતનો હાઉ
• નબળા આપસી સંવાદ

Top 12 change management comic strips માં બહુ અસરકારક રીતે પરિવર્તનને લગતા સંદેશ રજૂ કરાયેલ છે —

 Organizations don’t change. People do – or they don’t

Change Management Iceberg - વિલ્ફ્રૅડ ક્રુગર દ્વારા સૂચિત પરિવર્તન સંચાલન હિમશીલા એ બાબત પર ભાર મૂકે છે કે મોટા ભાગે સંચાલકો પરિવર્તનની બાબતે ખર્ચા, ગુણવત્તા કે સમય જેવી મોટી મોટી બાબતો પર વિચારણા કરતા રહેતા હોય છે. આવી બધી બાબતો જો કે હિમશીલાની ટોચ ની જેમ સમગ્ર વિષયના માંડ ૧૦% જ છે.

ખરા મુદ્દાઓ તો સપાટી નીચે જ છૂપાયેલા હોય છે.

સંસ્થામાં પરિવર્તન ચાર પ્રકારનાં લોકોને અસર કરે છે :

• પ્રવર્તક – એવા લોકો જે પરિવર્તનની શરૂઆત કરે છે
• સંભવિત પ્રવર્તક – જો બરાબર સહમત થાય તો પરિવર્તનને ટેકો આપે તેવાં લોકો
• વિરોધીઓ – પરિવર્તનનો વિરોધ કરતાં લોકો
• છૂપા વિરોધીઓ – દેખીતી રીતે પરિવર્તનના પક્ષમાં હોય, પણ અંદરખાને વિરોધ કરતાં લોકો.

એટલા માટે ગ્રહણશક્તિ,માન્યતાઓ અને સતા કે રાજકારણ સ્વરૂપ વર્તનમાં જોવા મળતા હોય એવા દૃષ્ટિકોણ બાબતે ખાસ ધ્યાન આપવું પડે.

અહીં આ વિષય પર કેટલુંક વધારે સાહિત્ય પણ વાંચવા મળી શકે છે.:

• Change Behavior Ajzen
• Change Dimensions Pettigrew Whipp
• Change Phases Kotter
• Change of Units and Variables
• Change Control

આજના વિષયને લગતી કેટલીક વિડીયો ક્લિપ્સ પણ અહીં રજૂ કરેલ છે:

Overcoming Resistance to Change - Isn't It Obvious? - The World with Theory of Constraints

Management of Change vs Change Management  - Life Cycle Engineering

How to Lead Change Management - DeAnne Aguirre, senior partner with Strategy&Business

Change Management vs. Change Leadership — What's the Difference? - Dr. John Kotter

Kotter’s 8-Step Organizational Change Model - Steven Thomsen

How to Conduct a Management of Change (MOC) - Baker Hughes

અને હવે આપણે ISOનાં સંચાલન તંત્ર સ્ટાન્ડર્ડ્સમાં પરિવર્તન વિષે શું કહેવાયું છે તેના પર ધ્યાન આપીએ -

5 Practices for Managing Change When ISO 9001:2015 Arrives - ટૅર્રૅન્સ હૉલબ્રૂક, વરિષ્ઠ પ્રોડક્ટ મૅનેજર, માસ્ટરકંટ્રોલ - બધાંને એક સરખી બંધ બેસે એવી તો કોઈ પરિવર્તન સંચાલન પધ્ધતિ તો ન જ હોય, પરંતુ કેટલીક એવી સ્વીકૃત પદ્ધતિઓ જરૂર છે જેને પોતાની જરૂરિયાત મુજબ સુધારા વધારા સાથે અમલમાં લેવાથી પરિવર્તનને સુધારણા માટેની તક તરીકે વિકસાવી શકાય.

૧. પરિવર્તન સ્વીકારી લો

૨. પરિવર્ત્ન અંગે બધાંને માહિતગાર રાખો

૩. લાગતાં વળગતાં લોકોને સામેલ કરો

૪. જરૂરી તાલિમ અને સંસાધનો પૂરાં પાડો

૫. ફેરફારો ધીમેધીમે લાગુ કરો

How change management is addressed in ISO 9001 2015 Standard? - પ્રક્રિયા, લોકો, મશીનરી, ઉપકરણો, ટેક્નોલોજી,કાચા માલા, પુરવઠાકારો કે પછી ગ્રાહકની આવશ્યકતાઓ કે ઉત્પાદનને લગતી કાયદાકીય આવશ્યકતાઓ જેવા કોઈ પણ ફેરફાર હોય, એ બધાંને એક વાર તો સુનિશ્ચિત પરિવર્તન પ્રક્રિયામાંથી જ ચળાઈને બહાર આવવા દો.

Change Management and ISO 9001:2015 - રઘુ મલયાનુરુએ ISO 9001:2015 ની પરિવર્તન સાથે સંકળાયેલી દરેક કલમની વિગતવાર નોંધ લીધી છે. આપણે અહીં એ કલમોની જ નોંધ લીધેલ છે:

કલમ 4.4.1( g);

કલમ 5.3 (e);

કલમ 6.3

કલમ 7.5.3.2

કલમ 8.1;

કલમ 8.2.1 (b);

કલમ 8.2.4

કલમ 8.3.6;

કલમ 8.5.6;

કલમ 9.2.2 (a)

કલમ 9.3.2 (b)

કલમ 10

કલમ 10.2.1(f)

આના ઉપરાંત, સ્ટાન્ડર્ડમાં પરિવર્તન માટે જે ભાવના જોવા મળે છે તેને અહીં ચિત્રિત કરેલ છે:

ISOની ટેક્નીકલ સમિતિ નં.176ની પેટા સમિતિ ૨ એ આ વિષય પર એક સામાન્ય સમજ ઊભી કરવા સારૂ એક નોંધ - How Change is addressed within ISO 9001:2015 - પણ તેમની વેબસાઈટ પર મૂકી છે. તેનો મેં ગુજરાતીમાં અનુવાદ - ISO 9001:2015માં પરિવર્તનને ક્યાં ક્યાં આવરી લેવાયેલ છે - પણ કરેલ છે.

How to manage changes in an ISMS according to ISO 27001 A.12.1.2  - ઍન્તોનિયો સેગૉવિઆનું કહેવું છે આવશ્યકતા જરૂર જણાવાઈ છે, પરંતુ પરિવર્તન કાર્યપધ્ધતિને ફરજીયાત ન બનાવીને તેને લગતાં નિયમન કેમ અમલ કરવાં તે અંગે સ્પ્ષ્ટ માર્ગદર્શન નથી અપાયું. એટલે તેઓ પ્રસ્તુત લેખમાં ફેરફારો સાથે કામ લેવા માટેનો એક રસ્તો સૂચવે છે.

What is “Management of Change?” - થીઆ ડન્માયર OHSAS 18001: 2007ની કલમ 4.3.1 દ્વારા આવરી લેવાયેલ ફેરફારોનાં સંચાલનની ચર્ચા કરે છે.આ ઉપરાંત કલમ 4.4.6માં પણ ફેરફારોનાં સંચાલન વિષે કહેવાયું છે.

આ બધી આવશ્યકતાઓ ચાર મહત્ત્વના મુદ્દાઓ આવરી લે છે :

• "ફેરફાર" સાથે સંકળાયેલ સંકટ [hazards] સુનિશ્ચિત કરો
• "ફેરફાર" સાથે સંકળાયેલ જોખમનું મૂલ્યાંકન કરો
• "ફેરફારો'ને દાખલ કરતાં પહેલાં તેને લગતાં વ્યાવસાયિક આરોગ્ય અને સલામતીને લગતાં સંકટો અને જોખમો વિષે વિચારણા કરો
• "ફેરફાર" સાથે સંકળાયેલ સંકટ અને જોખમને સહ્ય કક્ષાએ લાવા માટે જરૂરી નિયમનો લાગુ કરો

પરિવર્તન સંચાલનને લાગે વળગે છે ત્યાં સુધી વ્યાવસાયિક આરોગ્ય અને સલામતી તંત્ર વ્યવસ્થા અંતર્ગત આટલા ફેરફારો વિષે ધ્યાન અપાવું જોઈએ:

• સસ્થાકીય ફેરફારો - જેવા કે લોકોની અવરજવર કે તેમને લગતી માળખાંકીય વ્યવસ્થાને લગતા ફેરફારો
• પ્રવૃત્તિઓનાં કાર્યક્ષેત્રને લગતા ફેરફારો - જેવા કે પ્રક્રિયાઓ કે સાદહનો અને ઉપકરણો, માળખાકીય વવસ્થાઓ કે પછી સૉફ્ટવેર વગેરેમાં થતા ફેરફારો
• માલસામાનને કારણે થતા ફેરફારો - જેવા કે નવા કાચામાલ, રસાયણો, પેકેજિંગ  વગેરે
• વ્યાવસાયિક આરોગ્ય અને સલામતી સંચાલન તંત્રને લગતા ફેરફારો - જેવા કે કાર્યપદ્ધતિઓના ફેરફારો

U.S. Chemical Safety and Hazard Investigation Board (CSB) દ્વારા તપાસવામાં આવેલી ઘણી ઘટનાઓમાં ફેરફારોનાં બિનઅસરકારક સંચાલનની ભૂમિકા મહત્ત્વની રહેલ જોવા મળી છે. એ વિષે વધારે માહિતી, CSBની વેબસાઈટ, http://www.csb.gov  પર “management of change”ને વડે શોધ કરવાથી મળી શકશે.

Change Management in ISO 14001:2015  - ઈવાન સ્ટ્રેગાસિકનું કહેવું છે કે સંવર્ધિત ISO 9001:2015ની જેમ આ સ્ટન્ડર્ડનાં આ સંવર્ધિત સંસ્કરણમાં "ફેરફારોનું આયોજન [Planning of Changes]” જેવી કોઈ કલમ નથી. તો હવે સ્ટાન્ડર્ડમાં પરિવર્તન સંચાલન ક્યાં શોધવું?

ફેરફારની શરૂઆત થાય છે પર્યાવર્ણીય પાસાં [environmental aspects]થી -

“પર્યાવર્ણીય પાસાં નક્કી કરતી વખતે, સંસ્થાએ 'ક) આયોજિત કે નવાં ઘટનાક્રમ, અને નવી કે સુધારેલી પ્રવૃત્તિઓ, ઉત્પાદનો કે સેવાઓ,ના ફેરફાર' ગણતરીમાં લેવાના રહેશે."

એક વાર બદલેલાં પાસાં નક્કી થાય એટલે બાકીનાં સમગ્ર પર્યાવરણ સંચાલનતંત્ર પર તો પત્તાંની ઘેડની માફક કે પાણીનાં ફેલાતાં જતાં તરંગની માફક અસરો થવા લાગશે.

પ્રક્રિયાઓને જાળવી રાખતી વખતે એ ખાસ ધ્યાન રાખવાનું રહે છે કે પ્રક્રિયામાં ફેરફાર શરૂ કરી દઈ શકનાર બાબતોમાં:

• પાસાંઓમાં ફેરફાર,
• અનુપાલનની જવાબદારીઓમાં ફેરફાર,
• નિયમનોમાં ફેરફાર,

                      જેવી કેટલીક બાબતો સમાવિષ્ટ છે.

સંચાલન સમીક્ષા [Management review] (કલમ 9.3)મુજબ પ્રક્રિયામાં ફેરફાર કરતા ચોક્કસ નિવિષ્ટ [inputs]ની સમીક્ષા કરવામાં આવે. ખાસ કરીને:

• પર્યાવર્ણીય સંચાલન તંત્ર સાથે સંબંધિત બાહ્ય કે આંતરિક મુદ્દાઓ,
• અનુપાલનની જવાબદારીઓ સહિતનાં સંબંધિત હીતધારકોનીજરીયાતો અને અપેક્ષાઓ,
• મહત્ત્વનાં પર્યાવર્ણીય પાસાંઓ,
• જોખમો અને તકો

                               માં થયેલ ફેરફારો.

પરિણમતાં નિપજમાં આ પરિબળોને કારણે સંસાધનો સહિતનાં પર્યાવર્ણીય સંચાલન તંત્રમાં કોઈ પણ ફેરફારની જરૂરને આવરી લેવાની રહેશે.ફેરફારોનું સંચાલન કર્યા સિવાય પર્યાવર્ણીય સંચાલન તંત્ર અસરકારક ન રહી શકે. સંચાલન તંત્રને જાળવી રાખવામાં કે તેમાં સતત સુધારણા કરતા રહેવામાં ફેરફારો Plan-Do-Check-Act મૉડેલના મૂળભૂત અંગ બની રહે છે.

આ સાથે, હાલ પુરતી,  આપણે 'પરિવર્તન સંચાલન' પરની આજની ચર્ચા પૂરી કરી આપણું ધ્યાન આપણી આસપાસ થઈ રહેલા ફેરફારોને તકોમાં ફેરવવા પર વાળીશું.!

સપ્ટેમ્બર, ૨૦૧૬નાં આપણા બ્લૉગોત્સવનાં હવે પછીનાં સંસ્કરણમાં આપણે સંચાલન તંત્રનાં સ્ટાન્ડર્ડ્સનાં નવાં સંસ્કરણમાં સંસ્થાકીય જ્ઞાન વિષે શું કહેવાયું છે તેની વાત કરીશું.

હવે આપણે આપણા નિયમિત વિભાગો તરફ વળીએઃ

ASQ CEO, Bill Troyએ તેમના બ્લૉગકોલમપરના પ્રકાશિત નવા લેખો પૈકી આપણે આ અંકમાં પોતાનાં પુસ્તકવિષે ચર્ચા સ્વરૂપના બે લેખકોના ઇન્ટરવ્યુની વાત કરીશું.

• Author Interview: The ISO 9001:2015 Implementation Handbookમાં મિલ્ટ ડેન્ટ્ચ ૨૦૦૮નાં સંસ્કરણમાં થયેલા ફેરફારોને સમજાવે છે. તેઓ જોખમ આધારિત વિચારસરણી પર પણ પોતાનો આગવો દૃષ્ટિકોણ પણ રજૂ કરવાની સાથે સ્ટાન્ડર્ડનાં ભાવિ સંસ્કરણમાં હવે કેવા ફેરફારોની અપેક્ષા કરવી જોઇએ તેના વિષે પણ વાત કરે છે.
• Author Interview: Making Change in Complex Organizationsમાં લેખક અને કન્સલ્ટીંગ સંસ્થા SBTIના વાઈસ પ્રેસિડેન્ટ જ્યોર્જ સ્ટ્રોડ્ટબૅક, સંસ્થાઓએ પરિવર્તન સાથે કેમ અસરકારકપણે કામ લેવું તે વિષે પોતાના વિચારો જણાવે છે.

આ સંદર્ભમાં ફ્રાન્સેસ્કા જિના અને બ્રૅડલી સ્ટાટ્સનો HBRમાં પ્રકાશિત થયેલ એક ક્લાસિક લેખ - Why Organizations don’t learn? –, ફરીથી, જરૂર વાંચીએ.

એ પછી હવે, આ માસનાં ASQ TV વૃતાંતમાં તાજેતરમાં પ્રકાશિત વિડિયો ક્લિપ્સ જોઈએ :

• Change Management - કર્મચાારીઓ સાથે ફેરફારોની વાત કરતી વખતે ખાસ ધ્યાનમાં લેવા જેવા મુદ્દાઓની ચર્ચાની સાથે મિટિંગ્સને વધારે કાર્ય્દક્ષ બનાવ્યે રાખવામાં અને પરિવર્તનની ગાડીને પાટા પર રાખવામાં લાક્ડી પર લટકાવેલ ગાજરનો કેમ ઉપયોગ કરી શકાય તેની પણ વાત કરાઈ છે.

તે સાથે સુનીલ કૌશિકનો લાકડી પર લટકાવેલ ગાજર અને અન્ય પ્રેરણાત્મક વ્યૂહરચનાઓ વિષે ચર્ચા કરતો લેખ તેમજ જોઈન્ટ કમિશનનો સુધારણાઓની પહેલ વિષેનો લેખ વાંચવાની સાથે પૂરેપૂરા ઇન્ટરવ્યુનો વિડીયો પણ જોઇએ.

• Explaining Annex SL and Top Management’s New Roles  - ISOનાં સંચાલન તંત્રના સ્ટાન્ડર્ડ્સનાં નવાં સંસ્કરણો માટે પાયાની બાબતોને આવરી લેતા મુદ્દાઓ માટે પરિશિષ્ઠ SL એક સર્વસામાન્ય માળખું અને સામગ્રી પૂરૂં પાડે છે. BSI Americasના વરિષ્ઠ પ્રોડક્ટ મૅનેજર જોહ્ન ડીમૅરિયા આની શી શી અસરો ISO 9001:2015 પર પડે છે તે વિષેની ચર્ચા કરવાની સાથે હવે સ્ટાન્ડર્ડ્સના સંદર્ભમાં વરિષ્ઠ સંચલકોની જવાબદારીઓ, હેતુઓ અને અનુપાલન વિષેની નવી અપેક્ષિત ભૂમિકાની પણ વાત કરે છે.

આ ઉપરાંત બે અન્ય વિડીયો - Quality in India અને The State of Quality in India in 2015માં વર્તમાન ભારતમાં ગુણવત્તાની સ્થિતિનો ચિતાર અને પડકારો વિષેની ચર્ચા પણ રસપ્રદ રહે છે.

Jim L. Smithનાં જુલાઈ, ૨૦૧૬નાં Jim’s Gems નો પણ આસ્વાદ કરીએ.

• How to Get Leadership Support - જેના વગર, મહત્ત્વની પહેલ શરૂ થતાંની સાથે જ ઘોર નિષ્ફળતા તરફ ધકેલાઈ શકે છે.

અગ્રણી સંચાલકોના ટેકાની (ગેર)હાજરી ઘણી ઘણી રીતે નજરે ચડી શકે છે.જેમ કે મધ્યસ્તરના સંચાલકો સમગ્ર કવાયતમાં સામેલ હોય તેમ જ ન દેખાતું હોય, જેને કારણે ડગલેને પગલે ટાળી શકાયા હોય એવા અવરોધો નડતા રહેતા દેખાય. પરિણામે અપેક્ષા મુજબનાં પરિણામો સિદ્ધ ન પણ થાય.... આ ઉપરાંત નાણાં કે અન્ય સંસાધનોની ટાંચ પણ આવું જ કંઈ સૂચવી જાય. તો હવે શું કરવું.. બસ એ માટે બાકીનો લેખ વાંચી જઈશું?

આપણા આ બ્લૉગોત્સવને વધારે માહિતીપ્રદ અને રસપ્રદ બનાવવામાટે આપનું યોગદાન પણ આવકાર્ય છે....